¿Qué es un sistema ERP?

Un sistema ERP (Enterprise Resource Planning) es un software que integra todas las operaciones y procesos comerciales de una empresa en un solo sistema.

Permite a las empresas automatizar procesos y administrar recursos de manera eficiente y efectiva.

1. Integración de procesos: 

Un sistema ERP integra todos los procesos comerciales de una empresa en un solo sistema, lo que significa que los procesos se pueden ejecutar de manera más eficiente y efectiva, como ventas, compras, inventarios, contabilidad, facturación, entre otros. 

2. Mejora de la toma de decisiones: 

Al tener todos los datos y la información en un solo lugar y en tiempo real, los gerentes pueden tomar decisiones más informadas y basadas en datos.

El tener informacion de tu negocio te permite generar mejores estrategias de crecimiento basado en datos reales de tu empresa.  No necesitas recabar informacion de cada área de tu empresa para tomar una decisión, puedes tener acceso a la informacion de tus ventas con un clic, generar gráficas automatizadas y entender el comportamiento de tus clientes.

Imagínate que necesitas realizar compras mas inteligentes basado en el margen de ganancia de tus productos, o bien los productos mejor vendidos. El no tener esta informacion en tiempo real puede ocasionar que inviertas tu dinero en productos que quizás no te tengan los mejores beneficios.

3. Reducción de costos

Un sistema ERP puede ayudar a reducir los costos al automatizar procesos, lo que significa que las empresas pueden reducir costos laborales y de recursos dado que con unos simples pasos puedes realizar tus compras, o enviar una cotizacion, llevar el control de tus inventarios en tiempo real, entre otros.

4. Mejora de la eficiencia

Un sistema ERP puede ayudar a mejorar la eficiencia de los procesos comerciales y administrativos, lo que significa que las empresas pueden hacer más con menos.

Genera cotizaciones o pedidos de  profesional en unos minuto desde tu celular o computadora, realiza una revisión o ajuste de tus inventarios en tiempo real, registra las compras e ingreso de productos a tus inventarios con un clic. Analiza las ventas de tu equipo sin necesidad de pedirles sus reportes, todo esto es posible con un sistema ERP.

 Olvídate de llevar procesos manuales que se pueden automatizar y reducir tiempos con tareas repetitivas y enfoca tus esfuerzos en lo que realmente necesitas como las estrategias para hacer crecer tu negocio cada día.

5. Aumenta la visibilidad del negocio

Un sistema ERP mejora la visibilidad de tu negocio ante tus clientes y proveedores. Al ofrecer procesos mas rápidos y controlados en tus ventas, generan confianza en tus clientes de la seriedad de tu negocio.

Un negocio que aun toman los pedidos en un trozo de papel y realizan procesos manuales poco eficientes, genera un alto nivel de inseguridad de la formalidad del mismo, esto adicional al aumento tiempo para realizar una operación puede hacer que tus clientes prefieran a la competencia.

Imagina entrar a comprar a una tienda y pedir un producto X, para  lo cual el vendedor necesita ir a bodega para ver si aun hay existencias, en caso que lo tenga realiza la venta y  luego genera tu factura manual solicitando tus datos cada vez que llegues aunque sea la misma tienda, y esto cada vez que hagas una compra. 

Ahora imagina que hay otra tienda a la otra calle que tiene todos sus procesos automatizados, que al momento que pidas ese producto con un clic lo busque en su computadora y te confirme su existencia, adicional que tenga tus datos de facturación guardados para agilizar el proceso y realices la misma compra en la mitad del tiempo. En cual tienda realizaras tu próxima compra? 

Exacto, los clientes perciben tu negocio en base a sus beneficios.

6. Mejora de la colaboración entre departamentos.

Un sistema ERP puede mejorar la colaboración y la comunicación entre los departamentos de la empresa, lo que significa que los procesos se pueden ejecutar de manera más eficiente y efectiva.

Al tener todos los módulos interconectados permite un flujo de trabajo mas eficiente y con menos errores entre las áreas de tu empresa.

Desde que un vendedor realiza un pedido de venta y toma los datos del cliente, los encargados de bodega pueden tener en tiempo real lo que necesitan despachar o enviar, el de facturación puede obtener los datos a facturar y aplicar pagos en unos minutos, y todo esto sincronizado en tiempo real.

7. Reducción de errores

Un sistema ERP puede reducir los errores al automatizar procesos y administrar datos, lo que significa que las empresas pueden reducir los errores humanos.

Al tener digitalizada la informacion de tu negocio evitas problemas con perdida de datos  sensibles de tu negocio y permite visualizar mas rápido algún error cometido en el ingreso al tener el acceso inmediato a la informacion registrada.

8. Control desde cualquier lugar.

Un sistema ERP en la nube te permite llevar el control de toda tu empresa en cualquier lugar, puedes estar de vacaciones en la playa y desde tu celular revisar como van las ventas, o si ingresaron las compras pendientes, cuanta liquidez tiene tu empresa en base a bancos y efectivo, etc.

Ya no necesitas estar en tu negocio fisicamente para gestionar y controlarla. Accede desde cualquier lugar en cualquier momento y lo mejor es que la informacion estará actualizada en tiempo real.

9. Escalabilidad

 Un sistema ERP puede ser escalable y puede crecer con la empresa a medida que la empresa se expande y crece.

La arquitectura de estos sistemas permiten que las empresas crezcan sin necesidad de migrar a nuevos sistemas empresariales, dado la flexibilidad de sus módulos permiten agregar nuevas sucursales, aumentar capacidad de almacenamiento o bodegas, agregar mas productos o lineas, integrar tu tienda en linea, entre otros.

10. Facilita el cumplimiento legal y fiscal

Un sistema ERP puede ayudar a las empresas a cumplir con los requisitos legales y fiscales, desde la emisión de facturas hasta la presentación de impuestos. 

Los sistemas ERP normalmente pueden integrarse a la facturación electrónica de tu Pais, en nuestro caso, en Guatemala nuestro sistema permite la conexión con las mejores certificadoras autorizadas por la SAT para emisión automática  de DTE's (Documento Tributario Electrónico) sin necesidad de generarlo manualmente en el portal de la SAT.

En resumen, un sistema ERP puede ayudar a las empresas a mejorar la eficiencia, reducir costos, mejorar la precisión de los datos y la información, mejorar la toma de decisiones y mejorar la calidad del servicio al cliente. 

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